Accesso ai documenti condominiali e tutela della Privacy: cosa c’è da sapere

Nel contesto condominiale, la questione dell’accesso dei singoli condomini a documenti che riguardano lavori edilizi, pratiche urbanistiche o catastali di uno o più condomini pone un nodo complesso: la trasparenza gestionale da un lato, la tutela della riservatezza dall’altro.

Sebbene la normativa sul condominio e l’ordinamento amministrativo prevedano diritti di visione e copia per aventi titolo, quando il documento richiesto è di natura edilizia o urbanistica e non costituisce parte della gestione comune del condominio, si aprono profili diversi.

In particolare, occorre valutare quali obblighi gravino sull’amministratore, quali siano i limiti imposti dal regime Privacy (Regolamento (UE) 2016/679, “GDPR”) e come il Garante abbia interpretato queste situazioni.

Il principio generale della trasparenza condominiale è sancito dal Codice civile (art. 1130 e seguenti) e dalla normativa sull’accesso agli atti della pubblica amministrazione (legge 241/1990). Tuttavia, quando un documento non è parte della documentazione condominiale (ad esempio una pratica edilizia privata di un condomino) non è l’amministratore che detiene la titolarità del documento né ha l’obbligo di consegnarlo.

Il Garante ha chiarito che l’amministratore deve garantire l’accesso ai dati e ai documenti che riguardano direttamente il condominio oppure i singoli condomini in quanto interessati (ad esempio l’anagrafe, i verbali, le delibere, i contratti) e che l’invocazione della Privacy non può essere usata per escludere la visione da parte del condomino interessato.

Questo non comporta che l’amministratore possa essere sostituto dell’ente pubblico nel rilascio di documenti amministrativi.

In questo senso, il Garante ha adottato provvedimenti che evidenziano la distinzione tra documenti condominiali e documenti pubblici/urbanistici. Con le Linee Guida si consolida un quadro in cui l’amministratore è titolare di specifici trattamenti, ma non può fungere da sportello per documenti che non rientrano nella gestione condominiale: “L’amministratore di condominio può trattare e comunicare solo dati pertinenti alla gestione condominiale; documenti urbanistici o edilizi restano di competenza dell’autorità pubblica”.

Nel dettaglio, quando un condomino richiede copia di una pratica edilizia privata di un altro condomino o una documentazione urbanistica, l’amministratore deve innanzitutto verificare se il documento sia parte della gestione condominiale oppure no. Se non lo è (ad esempio un’autorizzazione comunale, una CILA o un titolo a nome di un singolo), l’amministratore può rispondere che quel documento non è in suo possesso e che l’accesso deve essere richiesto direttamente all’ente pubblico competente.

In questa risposta egli tutela sia la riservatezza del condomino titolare del documento sia i diritti del richiedente invitandolo alla via corretta.

Al contrario, se il documento ricade nella gestione condominiale (verbali, contabilità, anagrafe, contratti di fornitori), l’amministratore deve consentire visione o copia in conformità alla normativa.

Dal punto di vista della Privacy, si applicano i principi fondamentali del GDPR: liceità (art. 6), correttezza, minimizzazione, trasparenza (art. 5) e responsabilizzazione (art. 5, par. 2).

Il condominio e l’amministratore, in qualità di titolari del trattamento, devono assicurare che i dati trattati siano pertinenti rispetto alle finalità, che siano accessibili agli interessati nei limiti consentiti e che non vengano utilizzati per scopi differenti.

In altre parole, la richiesta di copia di documenti edilizi privati deve essere gestita rinviando l’interessato all’autorità amministrativa competente, che valuterà la sussistenza di un interesse diretto, concreto e attuale, come previsto dagli articoli 22 e 23 della Legge 241/1990.

Sul punto, la più recente sentenza del TAR Lazio, n.2028 del 30 gennaio 2025, ha precisato che il diritto di accesso a documenti edilizi depositati presso il Comune può essere riconosciuto al condomino se dimostra un interesse concreto legato alla tutela della sicurezza, della stabilità o della conformità dell’edificio condominiale.

Il Tribunale ha ribadito che l’accesso non può essere negato per motivi di Privacy quando il documento riguarda potenziali interferenze con le parti comuni o con la struttura condominiale. Tuttavia, resta escluso ogni accesso meramente esplorativo o privo di fondamento giuridico.

Si tratta di un orientamento importante, che conferma la necessità di un bilanciamento caso per caso tra diritto di conoscenza e tutela dei dati personali.

In conclusione, l’amministratore di condominio deve adottare un comportamento rispettoso dei limiti, garantendo l’accesso ai documenti della gestione comune e non assumendo la funzione di intermediario per documenti che sono della pubblica amministrazione o di competenza di un singolo. La richiesta di accedere a documenti urbanistici o edilizi di un condomino è da gestire invitando il richiedente a rivolgersi all’autorità pubblica competente. In questo modo si mantiene l’equilibrio tra trasparenza, riservatezza e rispetto della normativa Privacy.

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